Unsere Out-of-Office-E-Mail-Situation ist außer Kontrolle — 2022

Fotografiert von Eylul Aslan. Letzten Monat, nach einem Jahr der Aufarbeitung der Pandemie mit sehr wenige Urlaubstage und sicherlich keine luxuriösen Reisen , ich habe eine Woche frei genommen. Das Burnout, das ich erlebte, war intensiv und ich wusste, dass ich bei der arbeitsbezogenen Kommunikation einige strenge Grenzen setzen musste. ich setze meine Slack-Statussymbol zur kleinen Palme und löschte die App sogar vollständig von meinem Telefon, damit ich nicht sehen konnte, ob mir jemand eine DM schickte, von der ich wusste, dass sie mich dazu verleiten würde, sie zu überprüfen. Das war ganz einfach, aber dann kam die Zeit für mich, mich mit der eigentlichen Geißel meines Berufslebens zu befassen: E-Mail.Werbung

Ich erstellte eine automatische Abwesenheitsnotiz, die klar sagte, wie lange ich weg sein würde, und strahlte vor Stolz über mein Durchsetzungsvermögen. Nachdem ich ein langes Jahr lang mit toten Augen auf eine Nachricht nach der anderen gestarrt hatte, die mit „Ich hoffe, diese E-Mail findet Sie gut“ von meinem winzigen provisorischen Schreibtisch zu Hause aus begann, als die Welt um uns herum zusammenbrach. Aber so einfach war es nicht. Der entspannte Zustand, den ich nach einer Woche ohne Gedanken an die Arbeit endlich erreichen konnte, wurde schnell zerstört, als ich am Tag meiner Rückkehr Gmail öffnete. Wieso den? Weil ich 1.400 ungelesene E-Mails hatte. Mein erster Instinkt war zu weinen. Mein zweiter war, meinen Laptop zu schließen und ihn aus dem Fenster auf die U-Bahn-Gleise direkt vor meiner Wohnung zu schleudern. Mein drittes war, einfach jede einzelne Notiz in meinem Posteingang zu löschen und E-Mail-Konkurs zu erklären. Diese letzte Strategie würde mir sicherlich Zeit und emotionalen Stress ersparen. Aber war es rücksichtslos gegenüber denen, die die Hand ausgestreckt hatten? Und was ist, wenn ich etwas übersehen habe, das wirklich wichtig ist? Letztendlich habe ich mir die Zeit genommen, jede E-Mail, die ich im Urlaub erhalten habe, durchzugehen. Es hat ewig gedauert und war mental auslaugend, und ich muss sagen, in meinem Posteingang war wirklich nichts, was katastrophale Folgen hätte haben können, wenn ich es verpasst hätte. Die meisten E-Mails rechtfertigten nicht einmal eine Antwort. Die Übung fühlte sich sinnlos und schmerzhaft an, und ich dachte: Vielleicht sollte ich in Zukunft alle E-Mails, die ich im Urlaub bekomme, sofort löschen. Wenn ich meine Abwesenheitsantwort leicht anpassen und diejenigen mit wichtigen Nachrichten bitten würde, das Datum meiner Rückkehr zu verfolgen, würde ich nie wieder einen Berg von E-Mails durchsuchen müssen wie ein verrückter Goldsucher des 21. Jahrhunderts, der traurig ist Version von Gold ist eine sachdienliche Information, wie sie ihre kapitalistischen Pflichten effizienter erfüllen können.Werbung

Nachdem ich meine Insolvenzstrategie für den Posteingang nach dem Urlaub entwickelt hatte, beschloss ich, einen Experten für E-Mail-Angst aufzusuchen, um zu sehen, ob er diesem Weg zustimmte. Ich wandte mich an Jocelyn K. Glei, Autorin von Abbestellen: Wie man E-Mail-Angst abtötet, Ablenkungen vermeidet und echte Arbeit erledigt , und Cal Newport, Autor von Eine Welt ohne E-Mail: Die Arbeit im Zeitalter der Kommunikationsüberlastung neu denken . Aber das ist die Sache mit Leuten, die ganze Bücher über das Zerstörungspotential von E-Mails schreiben: Sie sind sehr gut darin, E-Mails zu ignorieren. Vielleicht war ihre mangelnde Reaktion meine Antwort, dass es in Ordnung ist, alle meine E-Mails nach der Rückkehr aus dem Urlaub zu löschen. Trotzdem hatte ich das Gefühl, dass ich jemanden brauchte, der den Ansatz tatsächlich abzeichnete. Schließlich konnte ich mit Dr. Alice Boyes, PhD, Autorin von Das Angst-Toolkit: Strategien zur Feinabstimmung Ihres Geistes und zur Überwindung Ihrer festgefahrenen Punkte und die bevorstehende Stressfreie Produktivität: Ein personalisiertes Toolkit, um Ihr effizientestes, kreatives Selbst zu werden . Laut Dr. Boyes sollte die Strategie, die Sie für Ihre E-Mails während Ihrer Freizeit verwenden, davon abhängen, wie Sie Ihre E-Mails täglich für die Arbeit verwenden. „Ich denke, es kommt wirklich darauf an: Was ist Ihre Kernarbeit? Ist Kommunikation Ihre Kernaufgabe?' sie sagt es mir am telefon. Wenn Sie beispielsweise in der Kommunikation oder Öffentlichkeitsarbeit arbeiten, erklärt Dr. Boyes, dass es wahrscheinlich nicht angemessen oder praktisch ist, Ihren Posteingang nach dem Urlaub auf Null zu setzen, sobald Sie sich anmelden. Sie hat jedoch andere Strategien, die bei der E-Mail-Überlastung helfen könnten.WerbungIch teilte Dr. Boyes mein Problem mit 1400 E-Mails mit und sagte ihr, dass die überwiegende Mehrheit der Nachrichten, die ich erhalten hatte, keine direkten Antworten von mir rechtfertigten. Sie schlug vor, dass ich in diesem Fall eine Regel aufstellen könnte, dass ich E-Mails, die nicht direkt an mich adressiert sind, automatisch lösche. Das bedeutet Werbe-E-Mails, Reply-Alls und die allseits beliebten CCs für 'Sichtbarkeit'. Um diese zu finden, müssen Sie natürlich Betreffzeilen scannen oder in Gmail suchen, aber das ist viel besser, als jede einzelne Nachricht zu lesen, oder? Ich war an Bord. Eine weitere brillante Art und Weise, wie Dr. Boyes die E-Mail-Müdigkeit für sich selbst bekämpft, besteht darin, zwei verschiedene E-Mail-Konten zu haben. Nun, ich weiß, was Sie denken: Wie kann das Leben weniger stressig sein, wenn Sie mehr Posteingänge überprüfen müssen? Nun, eine der E-Mail-Adressen von Dr. Boyes ist öffentlich zugänglicher; Es ist diejenige, die jeder finden kann, und sie dient als Sammelpunkt für Nachrichten von Personen, die sie nicht kennt – zum Beispiel für alle, mit denen sie noch nicht zusammengearbeitet hat, oder für Spam. Ihre Zweitadresse vergibt sie gezielter, nur an diejenigen, mit denen sie aktiv zusammenarbeitet oder eine bestehende persönliche oder berufliche Beziehung hat. Das Filtern von E-Mails auf diese Weise verringert den Druck, Nachrichten lesen oder beantworten zu müssen, die im öffentlichen Posteingang eingehen. Außerdem kann sie meine Traumpolitik anwenden, E-Mails einfach komplett zu ignorieren, wenn sie es braucht. 'Ich denke, dieses System, das ich habe, funktioniert ganz gut', sagt Dr. Boyes. 'Alles, was in dieser geschäftlichen E-Mail von Leuten ankommt, die ich nicht kenne, kann ich im Wesentlichen ignorieren.' Der Ansatz mit mehreren E-Mail-Adressen eröffnet Ihnen verpasste Chancen, betont sie. (Obwohl ich sagen muss, dass ihre öffentlich zugängliche E-Mail-Adresse diejenige ist, an die ich mich gewandt habe, um dieses Interview zu planen, und sie hat sich innerhalb von 10 Stunden bei mir gemeldet). Aber je nachdem, wer Sie sind und wo Sie sich in Ihrer Karriere befinden, kann sich das Risiko, Nachrichten zu verpassen, lohnen. Hier müssen wir unseren Ehrgeiz individuell mit unserem psychischen Wohlbefinden in Einklang bringen.WerbungWenn es darum geht, den Stress einer E-Mail-Ansammlung nach dem Urlaub zu beseitigen, besteht das eigentliche Problem laut Dr. Boyes darin, dass die automatische Abwesenheitsantwort, insbesondere unter Amerikanern, völlig bedeutungslos geworden ist. Es scheint, als ob Twitter jedes Jahr um diese Zeit mit Memes überflutet wird, die die Art und Weise vergleichen, wie Europäer ihre Abwesenheitsantworten erstellen – „Ich bin bis September im Urlaub. Erwarten Sie keine Reaktion“ – auf die Art und Weise, wie die Amerikaner ihre verwenden – „Ich bin im Krankenhaus und habe eine Notoperation, also muss ich Macht Sein Langsamer
ZX-GROD
reagieren.'

Europäer, die abwesend sind, sagen: „Ich werde nicht vor dem 18. September arbeiten. Alle E-Mails werden automatisch gelöscht.'

Amerikaner: „Ich bin im Krankenhaus. E-Mail-Antworten können sich um bis zu 30 Minuten verzögern. Entschuldigen Sie die Unannehmlichkeiten! In dringenden Fällen erreichen Sie mich in der Notaufnahme unter...'



- Leanna Orr (@LeannaO) 10. Juli 2020

Europäische Out-of-Offices: Ich bin im Sommer unterwegs zum Campen. Im September wieder E-Mail

Amerikanische Abwesenheiten: Ich habe das Büro für zwei Stunden verlassen, um mich einer Nierenoperation zu unterziehen, aber Sie können mich jederzeit auf meinem Handy erreichen



-Samuel Pollen (@samuel_pollen) 30. April 2021
Wie ich bereits sagte, war ich sehr zufrieden mit mir, dass ich in meiner letzten Abwesenheitsnachricht nicht 'langsamer reagieren' erwähnt habe. Ich war bewusst transparent, dass ich im Urlaub meine E-Mails nicht checken würde. Aber leider macht die Art und Weise, wie unsere Kultur diese Notizen betrachtet, die Wortwahl etwas belanglos. 'Eine Sache, die mir aufgefallen ist, ist, dass man nie weiß, ob die automatische Abwesenheitsnotiz echt oder gefälscht ist', sagt Dr. Boyse. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Sie eine automatische Antwort und kurz darauf eine tatsächliche Antwort von der Person erhalten, der Sie eine E-Mail gesendet haben. 'Ich denke, die Leute planen, in ihrem Urlaub bestimmte kleine Dinge zu tun, wie zum Beispiel auf E-Mails zu antworten, die nur schnelle Antworten erfordern, aber dann summiert sich das und weitere Aufgaben schleichen sich ein', sagt Dr. Boyse. 'Wenn du die Tür zu diesem Zeug öffnest, ist alles mehr als du erwartet hast, und es holt dich wirklich aus dem Urlaubsmodus heraus.' Dies wiederum verzerrt die Erwartungen aller Beteiligten. „Ich glaube, niemand vertraut mehr auf Abwesenheitsnotizen. Wenn die Leute sie bekommen, denken sie: 'Oh, das bedeutet nur, dass es vielleicht ein paar Stunden dauern wird oder die Person wird mir wahrscheinlich eher heute Abend als während des Arbeitstages antworten', anstatt dass die Leute denken, dass es wirklich bedeutet, dass sie es sind Ich werde eine Woche lang nichts mehr hören.' Wie entkommen wir also dieser gefälschten Abwesenheits-E-Mail-Hölle, in der wir leben? Da dies ein kulturelles Problem ist, gibt es meiner Meinung nach keine einfache Antwort, insbesondere für Leute in Juniorpositionen. Wenn Sie jedoch in der Lage sind, Ihre Abwesenheitsnotizen während Ihres Urlaubs tatsächlich Ihre einzige berufliche Kommunikation sein zu lassen, kann dies mehr als nur Ihre eigene psychische Gesundheit beeinflussen. „Versuchen Sie, es für andere zu modellieren. Auch wenn Sie es nicht für sich selbst tun können, tun Sie es für andere, damit andere diesen Druck nicht verspüren.' Je mehr wir die Abwesenheitsnotizen respektieren und ihnen das Reden überlassen, desto näher kommen wir einem Tag in einer Gesellschaft, in der „Alles auswählen > Müll“ der erste einfache Schritt zurück in die Arbeit nach einem erholsamen Urlaub ist.